Portal Dokumentowy
Portal Dokumentowy
Portal Dokumentowy umożliwia bezproblemowe udostępnianie przez Internet dokumentów elektronicznych, a także dokumentów systemu ISOF (tj. faktur, zamówień, formularzy, aktywności, kontrahentów, ofert, zadań, zgłoszeń serwisowych). Mogą być one udostępniane zarówno użytkownikom zewnętrznym, jak i pracownikom firmy. W Portalu oprócz dokumentów elektronicznych utworzonych za pomocą edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych można udostępniać również zdefiniowane w DMS wzorce dokumentów (np. umowy i formularze wraz z dołączonymi do nich załącznikami). Z Portalu Dokumentowego użytkownik może skierować formularz do obiegu za pomocą zdefiniowanych aktywatorów zdarzeń.
Operator portalu może korzystać z zalet i możliwości DMS. Można do nich zaliczyć bardzo łatwe, samodzielne definiowanie skomplikowanych, wielopoziomowych formularzy i ich obiegów wprost przez przeglądarkę WWW. Obiegi można korygować i udoskonalać nawet w trakcie pracy. Inne cechy to sterowanie obiegami z przenoszeniem dokumentów między uczestnikami przepływu pracy, wielokryterialne wyszukiwanie, ochrona i różnicowanie dostępu zarówno na poziomie dokumentu, jak i pól formularzy.
Dokumenty w DMS mogą być przekształcone finalnie do postaci plików PDF/A (archiwalnych PDF). Format ten jest przeznaczony do długoterminowej archiwizacji danych elektronicznych z zachowaniem struktury pliku, która pomimo obserwowanego rozwoju dokumentów elektronicznych ma umożliwić odtworzenie w przyszłości niezmienionych dokumentów. Dodanie do takich dokumentów pieczęci cyfrowej (do faktur również załączników w standardzie EDI-XML GS1) powoduje, że dokumenty te stają się zabezpieczone. Pieczęć cyfrowa, w odróżnieniu od podpisu cyfrowego, może być w firmie przypisana do wielu osób, ułatwiając obieg pracy grupowej. Pieczęć zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Tym samym dokumenty elektroniczne mogą być traktowane równorzędnie w stosunku do dokumentów papierowych opieczętowanych tradycyjną metodą. Przyczynia się to do znacznych oszczędności w firmach przez zastąpienie papieru ich reprezentacją elektroniczną.
Zastosowanie Portalu Dokumentowego to zaawansowane komunikowanie z klientami za pomocą formularzy i załączników. Jest to szczególnie przydatne dla towarzystw ubezpieczeniowych, w obsłudze reklamacji, zapytań ofertowych, realizowania konkursów ofert oraz spraw w urzędach.
Użytkownik posiadający uprawnienia do Portalu Dokumentowego, Serwisowego i Zamówieniowego tego samego kontrahenta może swobodnie przełączać się między nimi.
Pobierz możliwości ISOF-Workflowdla Banków Spółdzielczych |
|
Zobacz także systemy ERP do obsługi firm i zaplecza bankowego