Wykorzystanie ISOF-Workflow w praktyce
Wykorzystanie ISOF-Workflow w praktyce
Praktyczne zastosowania systemu to m.in.:
- obsługa wniosków o udostępnienie usług i ośrodków dostępu do kanałów elektronicznych w BackOffice,
- obieg wniosków kredytowych,
- obieg wniosków kartowych,
- obsługa procedury dla faktur zakupowych,
- obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- obsługa zdarzen kadrowych, np. wnioski urlopowe,
- wnioski o zapotrzebowanie na zakup,
- wnioski ubezpieczeniowe.
Formularze do obiegu wniosków dla usług bankowych
System formularzy może służyć w bankach do obsługi wniosków składanych przez klientów w oddziałach lub placówkach banków zrzeszonych. Są one obsługiwane przez odpowiednich pracowników banku. Każdy wniosek może trafić do wielu osób pracujących w różnych jednostkach banku. Obsługa wniosków przy pomocy systemu formularzy elektronicznych pracujących w DMS może zapewnić niezawodność tego procesu na każdym jego etapie.
System zapewnia obsługę nawet 100 mln wniosków elektronicznych rocznie oraz umożliwia pracę do 10 tys. operatorów. Dostęp do systemu jest zapewniony poprzez zastosowanie technologii trójwarstwowej z wykorzystaniem przeglądarki WWW.
Formularze w firmach – obsługa wniosków urlopowych
Formularze mogą być oczywiście wykorzystywane w dowolnej firmie bez względu na profil jej działalności. Służą zarówno do usprawnienia obsługi klienta, jak i w komunikacji wewnętrznej z pracownikami. Zalety i korzyści wprowadzenia w firmach obiegu formularzy można zilustrować na przykładzie obsługi wniosków urlopowych pracowników.
W trakcie typowego procesu obsługi wniosku urlopowego zaangażowane są trzy osoby: pracownik starający się o urlop, jego przełożony oraz pracownik z działu kadr. Na kolejne kroki składają się:
- zapytanie pracownika do działu kadr o ilość dni dostępnego urlopu,
- zwrotne poinformowanie pracownika o wymiarze urlopu do wykorzystania po sprawdzeniu przez kadrowego rzeczywistego stanu w systemie komputerowym,
- wypisanie przez pracownika papierowego wniosku urlopowego oraz przekazanie go do działu kadr,
- weryfikacja poprawności złożonego wniosku i dalsze przekazanie go do akceptacji i podpisania przez przełożonego,
- akceptacja wniosku przez przełożonego po sprawdzeniu planu urlopowego działu w którym jest zatrudniony pracownik,
- zwrotne otrzymanie przez dział kadr zatwierdzonego wniosku urlopowego i wprowadzenie go do systemu komputerowego,
- poinformowanie pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego.
Można założyć, że powyższy proces składający się z siedmiu kroków przebiega w zbliżony sposób w większości firm. Do dalszej analizy przyjmuje się średni czas wykonania jednej czynności od 2 do 5 minut. Przy takim założeniu uzyskuje się dla całej operacji blisko 30 minut pracy dla jednego wniosku urlopowego i zaangażowanie w jego obsługę trzech osób.
Średnia płaca brutto wynosi obecnie 3800 PLN całkowitego kosztu pracodawcy. Przyjmując taką kwotę, bez występującego w rzeczywistości zróżnicowania wysokości pensji osób występujących w przykładzie oraz 2000 godzin roboczych w roku, otrzymuje się koszt obsługi wniosku na poziomie blisko 12 PLN. Zakładając, że pojedynczy pracownik składa w ciągu roku przeciętnie 4 wnioski i przyjmując przykładową firmę składającą się z 50 pracowników otrzymuje się roczne koszty obsługi papierowych wniosków urlopowych na poziomie ponad 2400 PLN. Jak wygląda z kolei proces obsługi wniosków urlopowych po wprowadzeniu formularzy elektronicznych? Na kolejne kroki składają się:
- sprawdzenie przez pracownika w systemie ilości dni przysługującego urlopu i złożenie za pomocą formularza elektronicznego wniosku,
- wysyłka przez ISOF-Workflow na bazie dedykowanego obiegu obsługi wniosków urlopowych odpowiedniej informacji do pracownika działu kadr i przełożonego,
- elektroniczna akceptacja wniosku przez przełożonego po sprawdzeniu w systemie planu urlopowego działu w którym jest zatrudniony pracownik,
- aktualizacja planu urlopowego przez ISOF-Workflow i wysyłka odpowiedniej informacji do pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego
Wprowadzenie w ISOF-Workflow formularza i zdefiniowanie elektronicznego procesu obsługi wniosków urlopowych zaowocowało znacznym zmniejszeniem ilości czynności koniecznych do wykonania. Dodatkowo pracę osoby działu kadr zastąpiły automatyczne czynności wykonywane natychmiast przez system. W efekcie czas dla całej operacji został skrócony do 4 minut, a w jego obsługę zaangażowano tylko dwie osoby. Przy takich założeniach koszt obsługi pojedynczego wniosku wynosi 1,50 PLN. Całkowity, roczny koszt obsługi formularzy elektronicznych w skali firmy to 300 PLN. Reasumując, otrzymuje się 8-krotne oszczędności czasu i kosztów w porównaniu z obsługą tradycyjnych wniosków urlopowych. Jak wykazują badania podobny poziom oszczędności uzyskuje się przy konwersji większości typów wniosków papierowych na formularze elektroniczne.
Zintegrowana skrzynka wiadomości
Wszystkie dokumenty zarówno tradycyjne jak i poczta elektroniczna, faksy, a nawet poczta głosowa mogą być zarejestrowane i obsługiwane w jednym obiegu DMS, a więc podlegają jednakowym standardom opisanym ściśle w definicji. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące z firmy, zarówno z ogólnych jak i indywidualnych kont pocztowych są zgromadzone w jednym systemie i mogą być dostępne innym osobom z zachowaniem odpowiednich uprawnień.
Elektroniczny obieg korespondencji papierowej (skanowanej)
Warte podkreślenia jest, że ISOF umożliwia skanowanie dokumentów bezpośrednio w oknie przeglądarki internetowej. Dzięki temu mamy możliwość wprowadzania nowych dokumentów do modułu DMS wprost ze skanera. Po wybraniu przez użytkownika systemu ISOF-Workflow funkcji wprowadzania nowego dokumentu ze skanera może on wybrać skaner, nadać nowemu dokumentowi nazwę, dodać komentarz i bezpośrednio zapisać w DMS. Dzięki zastosowanemu w tej funkcji wielowyborowi możliwe jest elastyczne tworzenie wielostronicowych dokumentów składających się z wybranych stron w formacie TIF. Po zeskanowaniu dokument DMS może zostać wysłany w dedykowany obieg obsługi obejmujący w pierwszym rzędzie przypisanie odpowiedniego kontrahenta.
Obsługa faktur zakupowych
Obce dokumenty zakupowe w ISOF-Workflow to:
- faktury zakupowe towarowe - służące do rejestracji zakupów towarów handlowych,
- faktury zakupowe kosztowe - służące do rejestracji zakupów towarów i usług stanowiących koszt działalności firmy,
- rachunki kosztowe - służące do rejestracji zakupów towarów i usług stanowiących koszt działalności firmy, nie dające podstawy do odliczenia podatku VAT.
Obsługa dokumentu zakupowego w systemie ISOF-Workflow może odbywać się przy pomocy utworzonego obiegu „Obsługa faktury zakupowej” i wywoływanych z niego funkcji zewnętrznych. W tym celu firma musi mieć dostęp do następujących modułów systemu ISOF: DMS, Finanse i Księgowość, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilości odpowiedniej do liczby osób przetwarzających dokumenty na poszczególnych etapach.
Poniższy obieg faktur zakupowych ma charakter przykładowy. Na jego podstawie można utworzyć procedurę uwzględniającą specyfikę firmy oraz indywidualne wymagania użytkowników. Przedstawiony poniżej obieg składa się z ośmiu stanów (numery 0-7) przez które kolejno przechodzi faktura. Rejestracja polega na przyjęciu faktury obcej dostarczonej przez kontrahenta, jej zarejestrowanie, nadanie numeru w dzienniku korespondencji i przekazanie dokumentu do skanowania.
Po zeskanowaniu dokumentu do formatu graficznego (sugerowany format to TIF lub JPG) przy pomocy dowolnego mechanizmu (skanowanie do pliku lub bezpośrednio do DMS) plik zostaje umieszczony w odpowiednim folderze DMS. Po zeskanowaniu przydatne może być zapisanie na odwrocie dokumentu zakupowego identyfikatora w DMS.
Każda zeskanowana faktura (stan „0” obiegu) zostaje wysłana w obieg. Dalsze operacje odbywają się zgodnie ze zdefiniowanym obiegiem dokumentów. Pierwszym krokiem jest wysłanie jej do osoby która wystawi fakturę w ISOF. W przypadku gdy faktura została wystawiona przez „nowego” kontrahenta należy wcześniej zdefiniować go w systemie (stan „1”).
Kolejnym krokiem jest wystawienie w ISOF-Workflow powiązanej ze skanem faktury (stan „2” obiegu). Po wystawieniu faktury należy ją przesłać do opisu (stan „3”).
Od tej pory faktura zakupowa w ISOF-Workflow jest powiązana ze skanem dokumentu. Dostęp do obydwu dokumentów jest możliwy również z funkcji Faktury zakupowe w module Zamówienia systemu ISOF.
Po opisaniu faktury zostaje ona przesłana do kontroli merytorycznej (stan „4”).
Po zatwierdzeniu merytorycznym następuje przesłanie do kontroli formalno-rachunkowej (stan „5”).
Po zatwierdzeniu formalno-rachunkowym następuje zatwierdzenie do wypłaty (stan „6”).
Po zatwierdzeniu do wypłaty następuje wypłata i jednocześnie zakończenie obiegu. Dla przypadków wątpliwych, wymagających wyjaśnienia powołano specjalny stan „7”.
Po zakończeniu procedury otrzymuje się obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu. Historię całego procesu obsługi można zobaczyć w postaci tabelarycznej i graficznej. Możliwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS oraz odszukanie dokumentu w DMS zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu ISOF oraz wg kontrahenta.
Dla każdego stanu możliwe jest określenie czasu jaki przeznaczony zostanie na wykonanie kolejnej akcji oraz wybranie użytkowników lub grup do jakich domyślnie kierowany jest dokument w danym stanie obiegu. Do indywidualnego ustalenia pozostaje także przenoszenie dokumentów do odpowiednich folderów (możliwe jest ustalenie przez użytkownika miejsca do którego przenosi daną fakturę po przejściu ze stanu do stanu) oraz możliwość i sposób rezygnacji z obsługi dokumentu na poziomie każdego stanu. Po zakończeniu procedury otrzymuje się obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF-Workflow z informacjami o jego zatwierdzeniu. Na podstawie raportu dokumentów w obiegach możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz sprawdzenie historii danego dokumentu.
Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mogą być domyślnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Jeżeli jednak wystawione zostaną jako niezatwierdzone, konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji „Zatwierdzanie faktur zakupowych”. Umożliwia ona zatwierdzenie dokumentu w czterech etapach:
- zatwierdzenie stwierdzające, że dokument przeszedł kontrolę merytoryczną,
- zatwierdzenie stwierdzające, że dokument przeszedł kontrolę formalno-rachunkową,
- zatwierdzenie stwierdzające, że dokument został zaakceptowany do spłacenia należności powstałych z jego tytułu,
- zatwierdzenie stwierdzające, że dokument został zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika.
Zarówno zatwierdzanie jak i odtwierdzanie dokumentów zakupowych jest możliwe tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Inne przykłady wykorzystania obiegu zeskanowanych dokumentów zakupowych to sprawdzenie faktur z umowami, zamówieniami, CRM Prognozowanie sprzedaży (forecast) czy z przepływami gotówkowymi. W świetle Ustawy o Rachunkowości możliwe jest przechowywanie i udostępnianie organom kontrolnym dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej na nośniku trwałym, jeżeli istnieje możliwość ich wydrukowania.
Obsługa obcych dokumentów zakupowych w systemie ISOF-Workflow spełnia kryteria Ustawy umożliwiając skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokumentów w postaci plików graficznych. Utworzenie elektronicznego obiegu dokumentów obcych umożliwia:
- uniknięcie potrzeby składowania bieżących dokumentów do natychmiastowego wglądu „pod ręką”,
- uwzględnienie uprawnień (ograniczeń) do umieszczania w DMS, przeglądania i usuwania dokumentów,
- podgląd historii dokumentu, wszystkich zdarzeń związanych z dokumentem,
- uniknięcie konieczności ręcznego opisywania dokumentów,
- łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów,
- jednoczesny dostęp do dokumentów dla wielu użytkowników,
- dostęp do dokumentów z wielu lokalizacji,
- możliwość zautomatyzowania i zestandaryzowania procedur obiegu dokumentów zakupowych.
Pobierz możliwości ISOF-Workflowdla Banków Spółdzielczych |
|
Zobacz także systemy ERP do obsługi firm i zaplecza bankowego