MULTICENTAUR-DMS

MULTICENTAUR-DMS – archiwum elektroniczne wzbogacone o e-Archiwum dokumentacji finansowej

Od kilku lat na rynku finansowym trwa bój banków o wyeliminowanie jak największej ilości dokumentów papierowych z obsługi procesów biznesowych. Cel ten udało się dotychczas wdrożyć instytucjom finansowym w obszarze współpracy z klientem i w wewnętrznych procedurach związanych z ich funkcjonowaniem. Pozostał jednak obszar, w którym powstaje w skali każdego roku ogrom dokumentacji papierowej związanej z systemami księgowymi i powstającymi przy ich obsłudze potwierdzeniami, wydrukami i raportami. W celu dodania tej sfery działalności bankowej powstało e-Archiwum w systemie MULTICENTAUR-DMS. Obecnie każdy wydruk czy raport tworzony w systemie księgowym banku może zostać automatycznie zapisany do e-Archiwum i opatrzony pieczęcią cyfrową, która zapewnia jego niezmienność i niezaprzeczalność pochodzenia. Następnie dokument, który powinien posiadać podpis osoby go sporządzającej może zostać opatrzony podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub niekwalifikowanym. W ten sposób cała dokumentacja dotycząca rozliczeń finansowych może zostać zarchiwizowana elektronicznie przynosząc duże oszczędności przy jej wytwarzaniu, przechowywaniu i udostępnianiu w przypadku kontroli czy potrzeby ponownej weryfikacji.

Obszary wykorzystania MULTICENTAUR-DMS w działalności bankowej

MULTICENTAUR-DMS wspiera w bankach zarządzanie dokumentami począwszy od ich tworzenia np. z zapisanych szablonów, poprzez ich obsługę w obszarach roboczych i obiegach zgodnych z procesami biznesowymi, a skończywszy na długoterminowej archiwizacji. Dzięki możliwości integracji MULTICENTAUR-DMS z pozostałą infrastrukturą banku, zarchiwizowane dokumenty mogą być z jednego miejsca pozyskiwane i odczytywane przez inne aplikacje bankowe.

Rys. 1. Schemat funkcjonalny systemu MULTICENTAUR-DMS

Eliminacja dokumentacji papierowej źródłem redukcji kosztów i czasochłonności obsługi

Z uwagi na to, że MULTICENTAUR-DMS po dodaniu e-Archiwum może zostać użyty już w każdym obszarze działalności banku to wyeliminowanie papieru, w zamian za utrzymanie rozwiązania informatycznego, daje oszczędności rzędu 55% kosztów ponoszonych przez bank na obsługę dokumentacji papierowej. Stworzenie banku „bez papieru” oprócz oszczędności wynikających, z zastąpienia wydruków fizycznych - dokumentami elektronicznymi umożliwia:

• zmniejszenie zużycia papieru i drukarek,
• redukcję powierzchni używanej do archiwizacji bieżącej i długoterminowej

Bank uzyskuje dodatkowo zyski pozornie niematerialne ale przekładających się na zwiększenie efektywność całej instytucji finansowej poprzez:

• zwiększenie szybkości wyszukiwania zarchiwizowanych dokumentów,
• eliminację prac przygotowawczych do długotrwałej archiwizacji i przekierowanie pracy ludzkiej na bardziej twórcze i zyskowne działania,
• zmniejszanie ryzyka operacyjnego związanego z błędami ludzkimi, np. zgubieniem dokumentu, błędnym zarchiwizowaniem, brakiem podpisów itp.

Pozostałe funkcjonalności MULTICENTAUR-DMS

System MULTICENTAUR-DMS zapewnia dostęp do wielu funkcjonalności które przyczyniają się do poprawy bezpieczeństwa oraz skrócenia czasy pracy z dokumentem:

• pieczętowanie dokumentów – pieczęć firmowa jest odmianą podpisu cyfrowego z którego może korzystać wiele osób. Zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku,
• podpis certyfikatem kwalifikowanym – rozwiązanie to umożliwia podpisywanie cyfrowe kluczem kwalifikowanym wprost w przeglądarce internetowej,
• obiegi dokumentów – możliwość zdefiniowania dla danego dokumentu lub grupy dokumentów procesu obróbki przez różne działy czy też osoby w banku,
• akceptacja wieloetapowa – umożliwia określenie procedur akceptacji wieloetapowej dla dokumentów, raportów, dokumentów księgowych itp.
• łatwe zarządzanie uprawnieniami – dzięki prostemu zarządzaniu uprawnieniami oraz jednolitemu procesowi autoryzacji praca z dokumentami jest łatwa i przejrzysta,
• możliwość archiwizacji na nośnikach fizycznych – oprócz archiwizacji dokumentów w systemie MULTICENTAUR-DMS istnieje możliwość przeniesienia danych na zewnętrzne dyski / karty pamięci / płyty DVD i Blu-Ray,
• kategorie archiwalne – mechanizm kategorii archiwalnych pozwala na automatyczne zarządzanie czasem przechowywania dokumentów oraz zmniejsza nadmiarowość danych,
• polityka zarządzania kopiami raportów – podczas parametryzacji systemu istnieje możliwość ustawienia czy kopia nadpisuje / tworzy nową wersję / czy jest nowym dokumentem,
• polityka usuwania plików – dzięki konfigurowalnej polityce usuwania plików system zabezpiecza użytkownika przed bezpowrotną utratą danych.

Zobacz także systemy ERP do obsługi firm i zaplecza bankowego

Wszystkie znaki towarowe, usługowe oraz nazwy handlowe wymienione w tej witrynie są własnością odpowiednich firm