MULTICENTAUR-DMS
MULTICENTAUR-DMS – archiwum elektroniczne wzbogacone o e-Archiwum dokumentacji finansowej
Od kilku lat na rynku finansowym trwa bój banków o wyeliminowanie jak największej ilości dokumentów papierowych z obsługi procesów biznesowych. Cel ten udało się dotychczas wdrożyć instytucjom finansowym w obszarze współpracy z klientem i w wewnętrznych procedurach związanych z ich funkcjonowaniem. Pozostał jednak obszar, w którym powstaje w skali każdego roku ogrom dokumentacji papierowej związanej z systemami księgowymi i powstającymi przy ich obsłudze potwierdzeniami, wydrukami i raportami. W celu dodania tej sfery działalności bankowej powstało e-Archiwum w systemie MULTICENTAUR-DMS. Obecnie każdy wydruk czy raport tworzony w systemie księgowym banku może zostać automatycznie zapisany do e-Archiwum i opatrzony pieczęcią cyfrową, która zapewnia jego niezmienność i niezaprzeczalność pochodzenia. Następnie dokument, który powinien posiadać podpis osoby go sporządzającej może zostać opatrzony podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub niekwalifikowanym. W ten sposób cała dokumentacja dotycząca rozliczeń finansowych może zostać zarchiwizowana elektronicznie przynosząc duże oszczędności przy jej wytwarzaniu, przechowywaniu i udostępnianiu w przypadku kontroli czy potrzeby ponownej weryfikacji.
Obszary wykorzystania MULTICENTAUR-DMS w działalności bankowej
MULTICENTAUR-DMS wspiera w bankach zarządzanie dokumentami począwszy od ich tworzenia np. z zapisanych szablonów, poprzez ich obsługę w obszarach roboczych i obiegach zgodnych z procesami biznesowymi, a skończywszy na długoterminowej archiwizacji. Dzięki możliwości integracji MULTICENTAUR-DMS z pozostałą infrastrukturą banku, zarchiwizowane dokumenty mogą być z jednego miejsca pozyskiwane i odczytywane przez inne aplikacje bankowe.
Rys. 1. Schemat funkcjonalny systemu MULTICENTAUR-DMS
Eliminacja dokumentacji papierowej źródłem redukcji kosztów i czasochłonności obsługi
Z uwagi na to, że MULTICENTAUR-DMS po dodaniu e-Archiwum może zostać użyty już w każdym obszarze działalności banku to wyeliminowanie papieru, w zamian za utrzymanie rozwiązania informatycznego, daje oszczędności rzędu 55% kosztów ponoszonych przez bank na obsługę dokumentacji papierowej. Stworzenie banku „bez papieru” oprócz oszczędności wynikających, z zastąpienia wydruków fizycznych - dokumentami elektronicznymi umożliwia:
- zmniejszenie zużycia papieru i drukarek,
- redukcję powierzchni używanej do archiwizacji bieżącej i długoterminowej
Bank uzyskuje dodatkowo zyski pozornie niematerialne ale przekładających się na zwiększenie efektywność całej instytucji finansowej poprzez:
- zwiększenie szybkości wyszukiwania zarchiwizowanych dokumentów,
- eliminację prac przygotowawczych do długotrwałej archiwizacji i przekierowanie pracy ludzkiej na bardziej twórcze i zyskowne działania,
- zmniejszanie ryzyka operacyjnego związanego z błędami ludzkimi, np. zgubieniem dokumentu, błędnym zarchiwizowaniem, brakiem podpisów itp.
Pozostałe funkcjonalności MULTICENTAUR-DMS
System MULTICENTAUR-DMS zapewnia dostęp do wielu funkcjonalności które przyczyniają się do poprawy bezpieczeństwa oraz skrócenia czasy pracy z dokumentem:
- pieczętowanie dokumentów – pieczęć firmowa jest odmianą podpisu cyfrowego z którego może korzystać wiele osób. Zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku,
- podpis certyfikatem kwalifikowanym – rozwiązanie to umożliwia podpisywanie cyfrowe kluczem kwalifikowanym wprost w przeglądarce internetowej,
- obiegi dokumentów – możliwość zdefiniowania dla danego dokumentu lub grupy dokumentów procesu obróbki przez różne działy czy też osoby w banku,
- akceptacja wieloetapowa – umożliwia określenie procedur akceptacji wieloetapowej dla dokumentów, raportów, dokumentów księgowych itp.
- łatwe zarządzanie uprawnieniami – dzięki prostemu zarządzaniu uprawnieniami oraz jednolitemu procesowi autoryzacji praca z dokumentami jest łatwa i przejrzysta,
- możliwość archiwizacji na nośnikach fizycznych – oprócz archiwizacji dokumentów w systemie MULTICENTAUR-DMS istnieje możliwość przeniesienia danych na zewnętrzne dyski / karty pamięci / płyty DVD i Blu-Ray,
- kategorie archiwalne – mechanizm kategorii archiwalnych pozwala na automatyczne zarządzanie czasem przechowywania dokumentów oraz zmniejsza nadmiarowość danych,
- polityka zarządzania kopiami raportów – podczas parametryzacji systemu istnieje możliwość ustawienia czy kopia nadpisuje / tworzy nową wersję / czy jest nowym dokumentem,
- polityka usuwania plików – dzięki konfigurowalnej polityce usuwania plików system zabezpiecza użytkownika przed bezpowrotną utratą danych.
Zobacz także systemy ERP do obsługi firm i zaplecza bankowego