ERP dla zaplecza banków - ISOF

 

Logistyka

Wstęp
  		Obsługa zagadnień logistycznych w systemie ISOF opiera się na następujących modułach:
  • obsługa ofert,
  • obsługa zamówień od klientów,
  • obsługa zamówień do dostawców,
  • magazyn, wersja rozszerzona wraz z obsługą dystrybucji,
  • wsparcie dla kodu paskowego w modułach Sprzedaż i Magazyn.
Jednakże wiele zagadnień wspierających Logistykę można znaleźć również w innych modułach systemu jak Sprzedaż, Gospodarka magazynowa, Zakupy, co znacznie poprawia ergonomię pracy oraz usprawnia liczne procesy związane ze sprzedażą i zakupem towarów i usług.

ISOF zawiera rozwiązania wspierające firmę od strony logistycznej. Rozwiązania te pozwalają ułatwić i przyspieszyć opracowywanie zagadnień związanych z dystrybucją towarów. Do rozwiązań tych należą zarządzanie zamówieniami od klientów, wspomaganie pracy telemarketera, zarządzanie zamówieniami od dostawców, planowanie optymalnych tras dystrybucji towarów, zarządzanie zapasami, zarządzanie wyjazdami pracowników serwisu, kontrola dostaw, wykorzystanie czytników kodów paskowych. Szczególnie atrakcyjnymi wydają się być takie rozwiązania, jak możliwość wprowadzenia mapy obszaru dystrybucji i umożliwiającej wizualne projektowanie trasy dostaw, oraz funkcje pokazujące rozmieszczenie towarów w magazynie.
Funkcjonalność
  		W ramach wsparcia logistycznego ISOF oferuje wiele funkcji pozwalających skutecznie zarządzać złożonym zbiorem informacji i optymalnie organizować działania. System obejmuje wszystkie etapy obsługi zamówień klientów, od oferty, poprzez złożenie zamówienia, komasację zamówień od klientów i generowanie zamówień do dostawców, do dystrybucji towaru.
• Oferty
 		 Funkcjonalność do przygotowania oferty pozwala na ustalenie najlepszych cen dla klientów z jednoczesną kontrolą jej opłacalności. Zatwierdzona oferta jest zawsze brana pod uwagę w trakcie przyjmowania zamówienia oraz wystawiania faktury.
• Zamówienia klientów
 		 Przyjmowanie zamówień od klientów następuje dowolną dostępną drogą: telefonicznie, poprzez sklep internetowy, faksem, pocztą elektroniczną itp.

Wszystkie opracowane już w systemie zamówienia od klientów są zbierane w jednym module, gdzie następuje rozdział zamówień na poszczególne środki dystrybucji z uwzględnieniem wagi towarów. Funkcja ta dostępna jest w postaci tekstowej lub z graficznym wspomaganiem w postaci mapy dystrybucji.
• Import zamówień ze sklepu internetowego
 		 ISOF zawiera funkcję integrującą system ze sklepem internetowym. Po uruchomieniu funkcji następuje automatyczny import zamówień złożonych w sklepie. Zamówienia te są następnie widoczne w module obsługi zamówień od klientów.
• l Zamówienia do dostawców
 		 ISOF organizuje proces obsługi zamawiania towarów u dostawców. Uwzględnia m.in. możliwość posiadania przez firmę wielu hurtowni czy sklepów. Jednakże zamówienia na dany towar składane są zbiorczo, z tych wszystkich jednostek u konkretnych dostawców. W systemie ISOF każdy z oddziałów firmy może składać swoje własne zamówienia wewnętrzne. Są one zbierane w jedno, zbiorcze zamówienie kierowane do dostawcy.
• Zarządzanie zapasami
 		 Dodatkowo w systemie przewidziane są odpowiednie zestawienia obrazujące rotację towarów w magazynach. Umożliwia to optymalne zarządzanie procesem dostaw. Ponieważ wiadomo jakie są stany zapasów w każdym z magazynów, można sterować przepływem towarów między nimi. Braki w asortymencie można w pewnym zakresie uzupełniać przesunięciem produktów między magazynami, bez konieczności kupowania wprost u dostawców. System wspomaga prace związane z przyjęciem i dystrybucją towaru w postaci propozycji umieszczenia towaru w odpowiednim magazynie oraz miejsca w tym magazynie. Przyjęcie dostawy towaru i jego szybkie, uporządkowane rozłożenie w magazynie jest możliwe m.in. dzięki wykorzystaniu czytników kodów paskowych.
• Wsparcie telemarketera
 		 Telemarketer, posiada szereg udogodnień, które obejmują m.in.: automatyczne wyświetlanie informacji o obowiązującej dla danego produktu promocji. Na życzenie może być podpowiadana lista innych produktów skojarzonych z zamawianym, co pozwala telemarketerowi podpowiedzieć klientowi czego może jeszcze potrzebować. System może wyświetlać zebrane, dotychczasowe informacje o danym kliencie. W takim przypadku telemarketer ma wiele danych o kliencie nawet gdy rozmawia z nim pierwszy raz, co ułatwia prowadzenie rozmowy sprzedażowej.
• Zarządzanie dystrybucją towarów
 		 ISOF dostarcza funkcji zarządzania dystrybucją towarów. W oparciu o zamówienia od klientów przetworzone w module obsługi zamówień, możliwe jest przygotowanie list dystrybucyjnych wraz z dokumentami WZ, a przy pomocy graficznej mapy zaplanowanie trasy rozwożenia towarów. Trasy mogą być wcześniej zdefiniowane w systemie, a dokumenty w oparciu o adresy kontrahentów na nich występujące, automatycznie kwalifikowane do odpowiadających im tras. Zatwierdzenie trasy zależy jednak od użytkownika systemu, może on również zmienić wcześniejsze przyporządkowanie dostosowując się do aktualnych warunków personalnych lub chwilowych niedogodności wynikających np. z prowadzonych remontów dróg czy korków.
• Wsparcie dla kodu paskowego
 		 ISOF dostarcza funkcji pozwalających wykorzystać kod paskowy towaru. Numer zakodowany w kodzie paskowym może być zarejestrowany wraz z innymi danymi określającymi towar. Przy wystawianiu faktury wystarczy wówczas odczytać czytnikiem kod towaru a jego nazwa i inne dane zostaną automatycznie wstawione do formularza wystawiania faktury. ISOF wspiera również zastosowanie kodu paskowego do indywidualnej identyfikacji produktów.
Zalety
  		ISOF jako narzędzie wspomagania logistycznego posiada wiele zalet, które wyrażone są w bogatym zakresie funkcji oraz technologicznym zaawansowaniu.
• Funkcjonalność
 		 ISOF oferuje wsparcie logistyczne, które obejmuje zarówno obsługę ofert, zamówień klientów jak i zarządzanie dostawami towarów od dystrybutorów i do klientów.
• Wykorzystanie możliwości komputera
 		 ISOF integruje w sobie zaawansowane funkcje wspomagania logistyki, w pełni wykorzystujące możliwości techniczne współczesnych komputerów. Przykładem może być funkcja wizualnego planowania trasy dostaw, oferująca wyświetlaną na ekranie komputera mapę określonego regionu, czy wykorzystanie informacji o rozmieszczeniu towarów w magazynie.
• Zintegrowany przepływ danych
 		 Moduł dystrybucji towarów wykorzystuje dane zgromadzone przez inne moduły systemu. Listy dystrybucyjne tworzone są w sposób automatyczny, na podstawie dokumentów WZ wygenerowanych przez moduł sprzedaży.
Korzyści
 
  • Polepszenie obsługi klientów.
  • Szybsza obsługa klientów w zakresie dostarczenia towarów.
  • Obniżanie kosztów dystrybucji towarów.
  • Integracja zamówień wewnętrznych w zamówienia do dostawców.
  • Uwzględnianie limitów logistycznych przy generowaniu zamówień.
 

Zamówienia od jednostek organizacyjnych

 
Wprowadzenie
  		ISOF zawiera moduł przetwarzania danych o zamówieniach składanych przez jednostki organizacyjne banku. Moduł ten jest częścią rozwiązań logistycznych, bowiem oprócz rejestrowania informacji o zamówieniach, umożliwia również obsługę zamówień oraz automatyczne wystawianie faktur i dokumentów magazynowych. Zamówienia od jednostek mogą być scalone i przetworzone w zamówienia do dostawców.
Funkcjonalność
  		Moduł przetwarzania zamówień od jednostek integruje w sobie funkcje ewidencji, potwierdzania oraz obsługi zamówień a także wystawiania faktur.
• Rejestrowanie zamówień
 		 Rejestrowanie zamówień realizowane jest przy użyciu specjalnie zaprojektowanego formularza. Dzięki temu, że dane kontrahentów oraz dane o towarach przechowywane są w bazach danych, wypełnianie formularza jest bardzo szybkie i polega na wyszukiwaniu i wybieraniu odpowiednich, zarejestrowanych wcześniej informacji.
• Potwierdzanie zamówień
 		 Moduł rejestracji zamówień od jednostek posiada wbudowaną funkcję potwierdzania zamówień, która pozwala oznaczyć wybrane zamówienia jako te, które na pewno będą podlegać realizacji.
• Obsługa zamówień
 		 Funkcja obsługi zamówień pozwala w łatwy sposób przeglądać zamówienia w podziale na różne kategorie: własne/wszystkie lub wg stopnia możliwości realizacji. Również automatycznie porównuje zamówienie z aktualnymi stanami magazynowymi dostarczając informacji o możliwościach jego realizacji. Ponadto pozwala zautomatyzować sam proces przydziału towarów dla danego zamówienia. Po wybraniu magazynu, system informuje o obecności danego towaru w tym magazynie (w rozbiciu na różne partie) i jednocześnie daje możliwość pobrania określonej ilości towaru, rejestrując ten fakt.

Po dokonaniu obsługi zamówienia automatycznie generowany jest dokument wydania towaru na zewnątrz.

Moduł obsługi zamówień od jednostek integruje w sobie funkcję wystawiania faktur do zrealizowanych zamówień. System dostarcza osobie wystawiającej fakturę informacji o zrealizowanych zamówieniach oraz o wystawionych dokumentach typu WZ na podstawie których mogą być utworzone faktury. Po wskazaniu przez użytkownika odpowiednich dokumentów magazynowych WZ, system automatycznie generuje odpowiedni zestaw faktur. est informowany o tym, jakie dodatkowo towary może zaproponować jednostce, tak aby oferta była wyczerpująca.
• Towary skojarzone
 


Podczas pracy z zamówieniami od jednostek system umożliwia podpowiadanie tzw. towarów skojarzonych. Podczas wybierania towaru na zamówieniu pracownik automatycznie jest informowany o tym, jakie dodatkowo towary może zaproponować klientowi, tak aby oferta była wyczerpująca.
Zalety
  		Moduł obsługi zamówień składanych przez jednostki pozwala prowadzić cały proces szybciej przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby popełnionych błędów.
• Przyspieszenie realizacji zamówień
 		 Dzięki zintegrowaniu w jednym module funkcji realizujących cały proces obsługi jednostki i jednocześnie uproszczeniu niektórych działań (nie ma potrzeby wprowadzania danych jednostki czy towarów przy obsłudze każdego zamówienia, ponieważ są one przechowywane w bazach danych), realizacja zamówienia jest prostsza, szybsza i z tych powodów również mniej podatna na błędy.
• Automatyczny przepływ informacji
 		 Dane o jednostce lub towarze, wprowadzone są do bazy danych tylko przy pierwszym wystąpieniu danego towaru lub jednostki. Później mogą być wykorzystywane wielokrotnie bądź przez moduł obsługi zamówień, bądź przez inne moduły systemu ISOF.
Korzyści
 
  • Szybka i łatwa obsługa zamówień składanych przez jednostki w różnych formach: telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, w sklepie internetowym.
  • Automatyzacja procesu obsługi od pierwszego kontaktu do momentu dostarczenia towaru do jednostki.
  • Automatyczne wystawianie wszystkich dokumentów: magazynowych, faktur, zamówień do dostawców w oparciu o zamówienie jednostki.
  • Dokładna wiedza na temat jednostek, zamawianych towarów, możliwości sprzedaży w różnych okresach czasu.
 

Zamówienia do dostawców

 
Wprowadzenie
  		Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców przeznaczony jest do gromadzenia informacji o potrzebach i przygotowywania zbiorczych zamówień kierowanych następnie do dostawców.


Pozwala również zarządzać zamówieniami oraz przeprowadzać analizę rotacji towarów i na jej podstawie generować zamówienia z uwzględnieniem limitów logistycznych.
Funkcjonalność
  		Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców dostarcza wielu funkcji, które pozwalają przyspieszyć proces ustalania wewnętrznego zapotrzebowania na towary i czynią go mniej podatnym na błędy. Zamówienia wewnętrzne generowane są przez moduł generowania zamówień wewnętrznych, do którego dostęp posiadają poszczególne magazyny firmy. Moduł potrafi automatycznie porównać potrzeby wynikające z zamówień składanych przez klientów ze stanem magazynowym danego magazynu, analizą rotacji oraz uwzględniając stany minimalne towarów, a następnie wyświetlić listę towarów, których aktualny stan nie pokrywa zamówień. Dostarcza również wygodnego formularza tworzenia zamówienia.

Zamówienia przygotowane przez poszczególne magazyny zapisywane są w jednej, centralnej bazie danych systemu ISOF. Na podstawie tych danych, wygenerować można jedno, zbiorcze zamówienie, które skierowane zostanie do dostawcy.
• Zamówienia okresowe
 		 Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców oferuje funkcję cyklicznego przygotowywania często wysyłanych zamówień o ustalonej zawartości. Pozwala ona tworzyć szablony zamówień, na podstawie których cyklicznie tworzone są zamówienia kierowane do realizacji.
• Zarządzanie zamówieniami
 		 Zarządzanie zamówieniami obejmuje ustalanie okresu czasu dla listy zamówień zewnętrznych, rejestrację zamówień złożonych poza systemem ISOF, potwierdzanie zamówień, rejestrację faktu realizacji zamówienia, anulowanie zamówień, przeglądanie zamówień składowych tworzących jedno zamówienie zewnętrzne, oraz potwierdzanie zamówień przez dostawców.
• Zarządzanie dostawami
 		 Funkcja zarządzania dostawami dostarcza informacji na temat realizacji zamówień w danym okresie oraz pozwala wyliczyć najbliższe możliwe terminy dostaw. Umożliwia również przyjęcie towaru z dostawy na magazyn i wygenerowanie odpowiednich dokumentów magazynowych oraz utworzenie Faktury zakupu.
• Analiza rotacji towarów
 		 Funkcja ta dostarcza informacji na temat rotacji poszczególnych towarów. Wiedza na temat rotacji towarów pozwala bardziej optymalnie planować zakupy towarów a zatem lepiej zarządzać zasobami firmy.


Funkcja analizy rotacji towarów dostarcza informacji na temat obrotu towarami w określonym okresie czasu oraz umożliwia poznanie trendów i potrzeb rynku w zmieniających się ciągle warunkach. Pozwala na łatwe zarządzanie zakupami towarów oraz minimalizację stanów magazynowych. Dzięki szczegółowym parametrom wyszukiwania informacji do zestawienia, osobna korzystająca z funkcji może precyzyjnie wskazać, jakiego rodzaju informacje chce uzyskać.

Z poziomu analizy rotacji możliwe jest również bezpośrednie wystawianie zamówień bez konieczności przechodzenia do funkcji wystawiania zamówień. W oparciu o prezentowane w analizie dane możliwe jest precyzyjne ustalenie zapotrzebowania na towar w zadanym okresie oraz wybór korzystnego dostawcy towaru.
Zalety
  		Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców posiada zalety, które czynią obsługę zamówień wewnętrznych sprawniejszą, szybszą i mniej podatną na błędy.
• Centralna baza zamówień
 		 Zamówienia generowane przez poszczególne magazyny firmy trafiają do centralnej bazy danych i dopiero wtedy można na ich podstawie wygenerować zamówienia skierowane do dostawców. Pozwala to w pełni kontrolować obrót towarami.
• Analiza obrotu towarami
 		 Dzięki narzędziom takim, jak funkcja zarządzania dostawami oraz funkcja analizy rotacji towarów, firma zyskuje możliwość analizy rotacji obrotu towarowego, co pozwala na podjęcie działań mających na celu optymalizację tego obrotu.
• Zamówienia okresowe
 		 Funkcja ta jest rozwiązaniem pozwalającym znacznie przyspieszyć pracę, gdyż eliminuje konieczność każdorazowego, ręcznego przygotowywania listy cyklicznie zamawianych towarów.
Korzyści
 
  • Minimalizacja zapasów magazynowych.
  • Łatwa i sprawna obsługa zamówień do dostawców.
  • Automatyzacja procesu obsługi dostaw od momentu złożenia zapotrzebowania przez poszczególne magazynu do przyjęcia towarów.
  • Pełna przewidywalność dostaw.
  • Rzetelne informowanie klientów o możliwościach zakupu towarów.
  • Dokładna wiedza na temat dostaw, możliwości zakupów u poszczególnych dostawców, a przede wszystkim potrzeb firmy związanych z dokonywaniem zakupów.
 

Gospodarka magazynowa

 
Wstęp
  		W zakresie gospodarki magazynowej system ISOF zapewnia pełne wsparcie obsługi:
  • zarządzanie dokumentami magazynowymi,
  • raportowanie w różnych przekrojach dokumentów magazynowych,
  • inwentaryzacja magazynu;
  • obsługa dystrybucji towarów;
  • przyjęcie towarów na magazyn;
  • zarządzanie rozmieszczeniem towarów w magazynie.
Ze względu na zakres funkcjonalności moduł można wykorzystywać w wersji podstawowej lub rozszerzonej.
Podstawowa obsługa magazynu
  		Do obsługi magazynów oraz zarządzania ruchem towarów w magazynach przeznaczony jest moduł gospodarki magazynowej. Podstawowa funkcjonalność modułu to:
  • zarządzanie kartoteką towarów,
  • wystawianie, edycja, przeglądanie i drukowanie różnego rodzaju dokumentów magazynowych,
  • sporządzanie podstawowych zestawień magazynowych jak stany magazynowe, bilans, zestawienia dokumentów magazynowych wg licznych kryteriów,
  • inwentaryzacja magazynowa,
  • przyjęcie i dystrybucja towarów.
Ilość magazynów w systemie może być dowolna, a struktura terytorialna (magazyn główny, podmagazyny lub sklepy) definiowana jest przy parametryzacji systemu na podstawie struktury organizacyjnej firmy i firm współpracujących.

Ruch towarów w magazynie może odbywać się według jednej z metod: FIFO, LIFO, ceny średnioważone oraz według wyboru użytkownika.
Funkcjonalność
  		Moduł gospodarki magazynowej oferuje odpowiedni zestaw funkcji pozwalających na utrzymanie pełnej kontroli nad bieżącym stanem magazynu oraz działaniami, które na ten stan wpływają.
• Prowadzenie ewidencji dokumentów magazynowych
 		 Umożliwia prowadzenie ewidencji zdarzeń zachodzących w codziennej pracy magazynu, takich, jak: bilans otwarcia, przyjęcie towarów na magazyn, wydanie towarów z magazynu, przesunięcia międzymagazynowe, rozchody wewnętrzne, przychody wewnętrzne, oraz korekty i zwroty magazynowe, a także zwroty opakowań. Wraz z rejestracją zdarzenia gospodarczego może być generowany odpowiedni dokument księgowy.

Dokumenty magazynowe wystawiane podczas rejestracji dokumentów sprzedaży i zakupów znajdują się również w ewidencji dokumentów magazynowych.

Podczas wystawiania dokumentów magazynowych użytkownik korzysta z gotowych kartotek kontrahentów i magazynowych. Każdy rodzaj dokumentu magazynowego może posiadać własny typ, co umożliwia dodatkowe skatalogowanie i uporządkowanie. Dokumenty mogą być drukowane w trybie tekstowym i graficznym. Dokumenty magazynowe mogą być również rejestrowane w walucie.


Każda nowa partia towaru jest w systemie rejestrowana, wraz z podstawowymi danymi jak ilość w partii, ceny, możliwe jest również nadanie numeru partii. Ponadto każdy towar w partii może posiadać własny numer seryjny.

Wszystkie partie mogą być następnie przeglądane, dostępna jest historia wszystkich przyjęć i wydań wraz z cenami, datami, oraz informacjami o użytkownikach sporządzających poszczególne dokumenty.

System zapewnia zatem pełną kontrolę wszystkich operacji magazynowych.

Dla dokumentów przyjęcia PZ możliwe jest automatyczne wygenerowanie cennika partii przy wykorzystaniu funkcjonalności cenników opisanej w module Sprzedaż. Możliwe jest również określenie dodatkowych kosztów nabycia towarów, które wpływają na wartość magazynową. Dotyczy to najczęściej towarów importowanych.
• Kartoteka towarów
 		 Zawiera funkcje umożliwiające zdefiniowanie bazy towarów przechowywanych w magazynie. Dla towarów gromadzone są wszystkie podstawowe informacje jak nazwa, numery katalogowe, w tym numer kreskowy, ceny, stan minimalny, stawkę VAT, jednostkę miary, minimalną marżę, rozmieszczenie w magazynie (wersja rozszerzona), opis, oraz listę dostawców, producentów, odbiorców wraz z cenami.

Zarejestrowane towary mogą być łączone w grupy towarowe. Towar może wystąpić w wielu grupach towarowych.

Możliwe jest również łączenie kilku towarów w tzw. komplety. Kompletem może być np. komputer, który złożony jest z wielu części stanowiących również osobne towary. Oprócz kompletów w systemie wyróżnić można dodatkowo towary będące opakowaniami.
• Inwentaryzacja magazynu
 		 Zawiera funkcje pozwalające na przeprowadzenie i raportowanie inwentaryzacji magazynów. System pozwala na przygotowanie i wydruk dokumentów spisów z natury, ich rejestrację po przeprowadzonej kontroli, oraz sam wykaże różnice pomiędzy stanem magazynowym wynikającym z zarejestrowanych w systemie operacji, a faktycznym stanem zastanym w magazynie. Na końcu system sporządza dokumenty różnic (nadwyżki i niedobory). Wszystkie dokumenty mogą być przeglądane także po zakończeniu inwentaryzacji.
• Obsługa przyjęcia towaru
 		 Dostarcza funkcji wspomagającej proces przetwarzania informacji związanych z przyjęciem towaru w oparciu o zarejestrowane wcześniej zamówienia do dostawców. Funkcja oferuje użytkownikowi przejrzysty formularz, na którym dane pobierane są bezpośrednio z zamówienia. Użytkownik ma możliwość korekty wszystkich danych jeśli stan faktyczny dostawy odbiega od wcześniejszych ustaleń. Następnie automatycznie wystawiany jest dokument przyjęcia towaru oraz faktura zakupu. Jeśli dostawa nie obejmuje wszystkich towarów zarejestrowanych na zamówieniu, pozostała część zamówienia nadal oczekuje na realizację lub może być anulowana.


• Generowanie zestawień
 		 Moduł jest w stanie wygenerować różnorodne zestawienia informacyjne. Można uzyskać informacje o wszystkich operacjach wykonanych na magazynie a także uzyskać bilans przychodów i rozchodów, przy czym zdarzenia uwzględniane w zestawieniu wybierane są według kryteriów ustalonych za pomocą specjalnego formularza. Każde zestawienie można wydrukować.
Zalety
  		Moduł Obsługi Magazynów w systemie ISOF posiada wiele zalet, które pozwalają na pełną i wygodną obsługę wszystkich zdarzeń zachodzących w magazynie.
• Funkcjonalność
 		 Moduł magazynowy zapewnia obsługę wszystkich podstawowych dokumentów, umożliwia wykonanie inwentaryzacji magazynów. Obsługa wszystkich funkcji jest bardzo wygodna, co znacznie przyspiesza i usprawnia pracę.
• Integracja z innymi modułami
 		 Integracja funkcji magazynowych z innymi modułami w tym głównie ze sprzedażą i logistyką, upraszcza i przyspiesza obsługę innych procesów powiązanych z obsługą magazynów. Pozwala na prowadzenie obsługi klientów w sposób, który najbardziej odpowiada specyfice Firmy i obsługiwanych kontrahentów. Funkcjonalność umożliwiająca raportowanie pozwala na bardzo szczegółowe i
• Szerokie możliwości raportowania danych
 		 przekrojowe analizowanie danych dotyczących wszystkich dokumentów oraz zdarzeń zachodzących w magazynie. Zapewnia pełny dostęp do historii wszystkich operacji.
Obsługa kodów paskowych
  		ISOF dostarcza funkcji pozwalających wykorzystać kod paskowy towaru. Numer zakodowany w kodzie paskowym może być zarejestrowany wraz z innymi danymi określającymi towar. Przy wystawianiu faktury wystarczy wówczas odczytać czytnikiem kod towaru a jego nazwa i inne dane zostaną automatycznie wstawione do formularza wystawiania faktury. ISOF wspiera również zastosowanie kodu paskowego do indywidualnej identyfikacji produktów.
Korzyści
 
  • Łatwa i kompleksowa obsługa gospodarki magazynowej w firmie.
  • Pełna kontrola wszystkich operacji magazynowych.
  • Powiązanie obsługi magazynu z innymi procesami w Firmie, zwłaszcza w zakresie sprzedaży, księgowości i logistyki.
Raporty magazynowe
  		ISOF umożliwia uzyskanie następujących zestawień i raportów:
  • szczegółowych informacji na temat stanów magazynowych towarów w poszczególnych magazynach i jednostkach organizacyjnych,
  • szczegółowe zestawienia wszystkich dokumentów magazynowych w podziale na przyjęcia, wydania, lub wg ustalonych przez użytkownika kryteriów,
  • historię stanów,
  • bilans magazynowy,
  • raport stany-obroty,
  • raportowanie operacji dotyczących obsługi kompletów,
  • historię numerów seryjnych,
  • listę kontrolną towarów umożliwiającą analizę zbiorczą danych definicyjnych towarów.
Rozwiązanie to stanowi centrum pozwalające dowiadywać się o stanach magazynowych w skali całej firmy z jednego punktu. Możliwe jest również sporządzenie szczegółowych analiz rotacji towaru w Module Zamówienia do dostawców.
Funkcjonalność
  		Głównym zadaniem realizowanym w ramach informowania o stanach magazynowych jest wyszukiwanie informacji o ilości towarów w poszczególnych magazynach i sumowanie ich. Gotowe zestawienie informacyjne jest następnie prezentowane na ekranie lub jako wydruk.
• Zestawienie dokumentów magazynowych
 		 Funkcjonalność umożliwia raportowanie wszystkich dokumentów magazynowych zarejestrowanych w systemie w różnych przekrojach, w oparciu o różne kryteria: wg dat, typów dokumentów, kontrahentów, grup towarowych, numerów seryjnych, numerów dokumentów, dostawców, odbiorców. Jest to bardzo ważna funkcja, która pokazuje pełną historię dokumentów oraz towarów zarejestrowanych w systemie.
• Raport stanów magazynowych
 		 Dostępny jest raport stanów magazynowych informujący o stanach magazynowych w różnych przekrojach: stany w poszczególnych magazynach, jednostkach organizacyjnych, stany dla wybranych towarów, grup towarowych, stany zerowe, stany ujemne. Dostępna jest również lista pozwalająca na szybkie uzyskanie informacji o stanach podczas pracy wszystkich magazynów pokazująca zawsze aktualne dane. Wyszukiwanie towarów może być realizowane wg nazwy towaru, jego kodu, kodu dostawcy i katalogowego. Towar może być wyszukiwany we wszystkich magazynach.


• Stany minimalne i maksymalne towarów
 		 Wykorzystanie danych o towarze oraz duże możliwości raportowania pozwalają na sprawne zarządzanie stanami minimalnymi oraz maksymalnymi magazynu, tak aby nie zabrakło towarów do sprzedaży, ale również aby uniknąć niepotrzebnego zalegania towarów w magazynie.
Zalety
  		Główną zaletą tak zaawansowanych narzędzi do raportowania magazynów jest uzyskanie w każdej chwili kompletnej informacji dotyczącej wszystkich przychodów i rozchodów magazynowych, również w sytuacji, gdy towaru już w magazynie nie ma. Pełna historia operacji pozwala na dokładne kontrolowanie wszystkich zdarzeń oraz precyzyjne prowadzenie gospodarki magazynowej w każdej Firmie. Funkcjonalność informowania o stanach magazynowych pozwala na szybki dostęp do aktualnych danych, bez potrzeby analizowania zasobów każdego magazynu z osobna i ręcznego sumowania ich.
Korzyści
 
  • Łatwy dostęp do pełnej historii zdarzeń zachodzących w magazynie.
  • Możliwość sprawdzenia wszystkich informacji związanych z towarem pojawiającym się w magazynie od momentu przyjęcia do momentu wydania.
  • Szybki i łatwy dostęp do informacji o bieżących stanach magazynowych.
  • Obniżenie kosztów poprzez optymalizację stanów magazynowych.
 

Elektroniczny obieg faktur zakupowych

 
Wprowadzenie
  		W świetle ustawy o rachunkowości możliwe jest przechowywanie i udostępnianie dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej na nośniku trwałym, jeżeli istnieje możliwość ich wydrukowania. W przygotowaniu znajdują się przepisy prawne umożliwiające wysyłanie faktur do odbiorców w formie elektronicznej na co system jest przygotowany. Obce dokumenty zakupowe w ISOF to:
  • faktury zakupowe towarowe - służące do rejestracji zakupów towarów handlowych,
  • faktury zakupowe kosztowe - służące do rejestracji zakupów towarów i usług stanowiących koszt działalności firmy,
  • rachunki kosztowe - służące do rejestracji zakupów towarów i usług stanowiących koszt działalności firmy, nie dające podstawy do odliczenia podatku VAT.
  • System ISOF udostępnia odpowiedni zestaw funkcji i narzędzi pozwalający ułatwić i usprawnić obsługę takich dokumentów. Obsługa faktur obcych w module DMS systemu ISOF spełnia kryteria ustawy. W systemie ISOF możliwe jest skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokumentów w postaci plików graficznych w module DMS (Document Management System). Zeskanowane dokumenty są przechowywane w postaci zapisów na dysku twardym serwera oraz na nośnikach trwałych. Umożliwiony jest więc stały dostęp do zeskanowanych obrazów dokumentów i możliwość ich wydruku.
Obiegi obsługi
  		Obsługa dokumentu zakupowego w systemie ISOF może odbywać się przy pomocy utworzonego obiegu "Obsługa faktury zakupowej" i wywoływanych z niego funkcji zewnętrznych. W tym celu firma musi mieć dostęp do następujących modułów systemu ISOF: DMS, Finanse i Księgowość, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilości odpowiedniej do ilości osób przetwarzających dokumenty na poszczególnych etapach.
• Procedura obsługi faktur zakupowych z uwzględnieniem zatwierdzania dokumentu
 		 Procedura ma charakter przykładowy. Na jej podstawie można utworzyć procedurę uwzględniającą specyfikę firmy oraz indywidualne wymagania użytkowników.
  • Rejestracja faktury obcej w sekretariacie. Polega na przyjęciu faktury obcej dostarczonej przez kontrahenta, zarejestrowanie, nadanie numeru w dzienniku korespondencji i przekazanie dokumentu do skanowania.
  • Zeskanowanie dokumentu obcego do DMS i umieszczenie go w odpowiednim folderze (np. Faktury zakupowe\W obsłudze) polega na zeskanowaniu dokumentu do formatu pliku graficznego (sugerowany format to TIF lub JPG) przy pomocy dowolnego mechanizmu (skanowanie do pliku lub bezpośrednio do DMS) i umieszczeniu pliku w module DMS (nowy dokument\dokument z dysku lub bezpośrednio ze skanera). Po zeskanowaniu przydatne może być zapisanie na odwrocie dokumentu zakupowego identyfikatora dokumentu w DMS.
  • Każda zeskanowana faktura (stan "0" obiegu) zostaje wysłana w obieg. Pierwszym krokiem jest wysłanie jej do osoby która wystawi fakturę w ISOF.
  • Kolejnym krokiem jest wystawienie powiązanej ze skanem faktury w ISOF (stany "2" i "3" obiegu). W przypadku gdy faktura została wystawiona przez "nowego" kontrahenta należy wcześniej zdefiniować go w systemie (stan "1"). Po wystawieniu faktury należy ją przesłać do opisu (stan "3").


  • Od tej pory faktura zakupowa w ISOF jest powiązana ze skanem dokumentu. Dostęp do obydwu dokumentów jest możliwy również z funkcji Faktury zakupowe w module Zamówienia systemu ISOF.
  • Po opisaniu faktury zostaje ona przesłana do kontroli merytorycznej (stan "4").
  • Po zatwierdzeniu merytorycznym następuje przesłanie do kontroli formalno-rachunkowej (stan "5").
  • Po zatwierdzeniu formalno-rachunkowym następuje zatwierdzenie do wypłaty (stan "6").
  • Po zatwierdzeniu do wypłaty następuje wypłata i jednocześnie zakończenie obiegu - procedury obsługi dokumentu zakupowego (stan "8").
  • Na koniec można zobaczyć historię całego procesu obsługi w postaci tabelarycznej i graficznej.
  • Dla sytuacji wątpliwych i błędów w obsłudze stworzono specjalny stan "7" gdzie kierowane są dokumenty do wyjaśnienia.
Dla każdego stanu możliwe jest określenie czasu jaki przeznaczamy na wykonanie kolejnej akcji oraz wybranie użytkowników lub grup do jakich domyślnie kierowany jest dokument w danym stanie obiegu.

Do indywidualnego ustalenia pozostaje także przenoszenie dokumentów do odpowiednich folderów (możliwe jest ustalenie przez użytkownika miejsca do którego przenosi daną fakturę) oraz możliwość i sposób rezygnacji z obsługi dokumentu na poziomie każdego stanu.

Po zakończeniu procedury otrzymujemy obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu.

Możliwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS oraz zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i na podstawie numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu ISOF oraz według kontrahenta.

Na podstawie raportu dokumentów w obiegach możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz sprawdzenie historii danego dokumentu.

Zarówno zatwierdzanie jak i odtwierdzanie dokumentów zakupowych jest możliwe tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

Inne przykłady wykorzystania obiegu zeskanowanych dokumentów zakupowych to sprawdzenie faktur z umowami, zamówieniami, Prognozowaniem sprzedaży (forecast) czy z przepływami gotówkowymi.
• Zatwierdzanie faktur zakupowych
 		 Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mogą być domyślnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Jeżeli jednak wystawione zostaną jako niezatwierdzone, konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji "Zatwierdzanie faktur zakupowych". Funkcja ta pokazuje dialog (przedstawiony poniżej), umożliwiający zatwierdzenie dokumentu w czterech etapach:
  • zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę merytoryczną,
  • zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę formalno-rachunkową,
  • zatwierdzenie, że została zaakceptowana zapłata,
  • zatwierdzenie, że dokument został zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika.
Zatwierdzanie dokumentów zakupowych jest możliwe tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

Zatwierdzając dokument można dołączyć dodatkowe informacje dotyczące każdego z etapów zatwierdzenia.

Zatwierdzenie ze znacznikiem "Kontrola formalno-rachunkowa" powoduje zaznaczenie dokumentu jako całkowicie zatwierdzony.

Zatwierdzony dokument zostaje oznaczony odpowiednimi zapisami w stopce dokumentu, zawierającymi informacje o etapie zatwierdzenia, jak również o osobie zatwierdzającej oraz o dacie zatwierdzenia.
Korzyści
  		Dzięki automatyzacji procesów oraz integracji wielu funkcji systemu ISOF, możliwe jest ułatwienie i przyspieszenie pracy związanej z wprowadzaniem faktur zakupu oraz przetwarzaniem informacji o nich. Opisany mechanizm jest przykładowy, może być dostosowany do wymagań firmy oraz jej potrzeb.
Zalety
  		Utworzenie elektronicznego obiegu dokumentów obcych umożliwia:
  • uniknięcie potrzeby składowania bieżących dokumentów do natychmiastowego wglądu "pod ręką",
  • ewentualne uniknięcie potrzeby przechowywania dokumentów archiwalnych,
  • uwzględnienie uprawnień (ograniczeń) do umieszczania w DMS, przeglądania i usuwania dokumentów,
  • podgląd historii dokumentu, wszystkich zdarzeń związanych z dokumentem,
  • uniknięcie konieczności ręcznego opisywania dokumentów,
  • łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów,
  • jednoczesny dostęp do dokumentów dla wielu użytkowników,
  • dostęp do dokumentów z wielu lokalizacji,
  • możliwość zautomatyzowania i zestandaryzowania procedur obiegu dokumentów zakupowych.
 

Ewidencja majątku trwałego

 
Charakterystyka ogólna
  		Moduł Majątek Trwały przeznaczony jest do zarządzania informacją na temat środków trwałych przedsiębiorstwa. Oprócz ewidencji majątku trwałego, moduł realizuje zadania takie, jak inwentaryzacja, naliczanie amortyzacji czy tworzenie raportów.
Funkconalność
  		Moduł Środki Trwałe zapewnia realizację następujących zadań:
  • ewidencja majątku trwałego w układzie rodzajowym i miejsc użytkowania,
  • naliczanie amortyzacji,
  • klasyfikowanie środków trwałych,
  • podział środków trwałych na kategorie,
  • dokumentowanie operacji wykonywanych w ramach zarządzania środkami trwałymi,
  • tworzenie raportów,
  • prowadzenie inwentaryzacji,
  • prowadzanie automatycznej inwentaryzacji komputerów i oprogramowania w firmowej sieci.
• Ewidencja majątku
 		 Funkcja ewidencji majątku trwałego dostarcza użytkownikowi specjalnego, wygodnego w obsłudze formularza, za pomocą którego może on wprowadzać dane do komputera.

Składniki majątkowe porządkowane są w przejrzystej strukturze drzewiastej, ułatwiającej orientację przy poruszaniu się w dużych zbiorach środków trwałych.

Dostępna jest również funkcja wyszukiwania, która umożliwia wyszukanie odpowiednich składników majątkowych na podstawie różnych kryteriów.
• Naliczanie amortyzacji
 		 Funkcja naliczania amortyzacji umożliwia szybkie, automatyczne obliczenie odpisów amortyzacyjnych za dany okres. Dzięki integracji z modułem finansowo-księgowym, naliczone odpisy mogą być bezpośrednio księgowane w systemie FK.
• Klasyfikowanie środków trwałych
 		 Moduł umożliwia zdefiniowanie klasyfikacji środków trwałych. Odpowiedni formularz umożliwia wygodną edycję tabeli klas środków trwałych.
• Dzielenie na kategorie
 		 Funkcja podziału środków trwałych na kategorie umożliwia zdefiniowanie klasyfikacji na wewnętrzne potrzeby firmy.
• Miejsca użytkowania
 		 Majątek trwały może być również sklasyfikowany ze względu na miejsca użytkowania. W pierwszej kolejności definiowana jest struktura terytorialna firmy a następnie środki trwałe przypisywane są do poszczególnych lokalizacji.
• Operacje na majątku
 		 Moduł zarządzania środkami trwałymi umożliwia wprowadzenie standardowych operacji dla środków trwałych. Część operacji ma charakter systemowy (nie można ich usuwać ani modyfikować) jednak użytkownik może definiować również operacje własne. Pozwala to usprawnić przetwarzanie danych związanych ze środkami trwałymi.
• Tworzenie raportów
 		 Funkcja generowania raportów umożliwia przygotowanie różnorodnych zestawień na bazie zgromadzonych danych, takich jak raport z ewidencji środków, raport z amortyzacji, drukowanie nalepek kodów kreskowych składników majątkowych.


• Inwentaryzacja majątku trwałego
 		 ISOF dostarcza mechanizmów wspomagających prowadzenie inwentaryzacji. Zgromadzone przez te mechanizmy dane opisujące rzeczywisty stan majątku przedsiębiorstwa mogą następnie zostać wykorzystane przez inne elementy systemu, np. funkcje księgowe.


Funkcje systemu ISOF wspomagające inwentaryzację pozwalają zachować informacje o stwierdzonym, rzeczywistym stanie składników majątku. Funkcja inwentaryzacji pozwala wprowadzić do specjalnej tabeli informacje o stwierdzonym stanie składników majątkowych. Na podstawie tych informacji system oblicza różnice między stanem ewidencyjnym a stanem rzeczywistym.

Informacje o kolejnych inwentaryzacjach są przechowywane w bazie danych. System prezentuje użytkownikowi czytelne, syntetyczne zestawienie w postaci tabeli.
• Automatyczna kontrola licencji oprogramowania
 		 Moduł środków trwałych wyposażony został w funkcję automatycznej inwentaryzacji składników majątkowych będących składnikami sieci komputerowej firmy, a więc sprzętu komputerowego i oprogramowania. Funkcja ta współdziała za całym systemem automatycznej inwentaryzacji sprzętu, pobierając z niego dane o konfiguracji sprzętowo-programowej i rejestrując je w systemie. Dzięki temu wiadomo jakie oprogramowanie jest zainstalowane na poszczególnych stanowiskach oraz można kontrolować ilość instalacji z posiadanymi licencjami.
Zalety
  		Moduł Środki Trwałe systemu ISOF umożliwia szybkie i skuteczne przetwarzanie informacji związanych z posiadanymi przez firmę składnikami majątkowymi.
• Integracja
 		 Moduł jest elementem systemu ISOF, który stanowi zintegrowany system przetwarzania informacji w przedsiębiorstwach, a zatem jest ściśle powiązany z innymi składnikami systemu, w tym z Modułem DMS, co pozwala np. na przechowywanie dokumentów takich jak zdjęcia, instrukcje obsługi powiązane ze środkiem trwałym.
• Inwentaryzacja majątku trwałego
 		 Funkcja inwentaryzacji pozwala osiągnąć korzyści w postaci ułatwienia i przyspieszenia procesu inwentaryzacji, jest również zintegrowana z innymi elementami systemu.
• Automatyczna inwentaryzacja sieci komputerowej
 		 Funkcja automatycznej inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania sprawia, iż skomplikowana, czasochłonna i uciążliwa procedura ustalania składników sieci komputerowej wykonywana jest w sposób automatyczny, bez angażowania czasu pracy pracowników. Ponadto funkcja automatycznej inwentaryzacji zawiadamia o zmianach natychmiast, dzięki czemu pozwala wykryć pewne niepożądane działania, jak np. samowolne instalowanie na firmowych komputerach oprogramowania bez licencji. Pozwala również kontrolować ilość posiadanych licencji oprogramowania na poszczególnych stanowiskach pracy.
Korzyści
 
  • Łatwość prowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w jednym zintegrowanym systemie.
  • Pełna historia wszystkich operacji i zdarzeń wykonywanych w ramach majątku trwałego.
  • Możliwość dołączenia do opisu majątku trwałego dokumentów z systemu DMS, takich jak zdjęcia, mapy, instrukcje obsługi, gromadzenie protokołów odbioru technicznego, itp.
 

Inwentor

 
Charakterystyka ogólna
  		System inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania umożliwia zautomatyzowane ewidencjonowanie komputerów i oprogramowania włączonych do sieci danej firmy. Dane o konfiguracji sprzętowo-programowej inwentaryzowanych komputerów są zbierane i przesyłane do bazy danych ISOF przez specjalizowany program o nazwie Inwentor. Dane te są następnie przetwarzane przez funkcję inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania umieszczoną w module Majątek Trwały systemu ISOF. Wynikiem działania funkcji jest kompleksowa, przejrzysta informacja na temat konfiguracji sprzętowo-programowej wszystkich komputerów działających w sieci danej firmy.
Funkcjonalność
  		System inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania realizuje dwie główne, ogólne funkcje: gromadzenie danych o konfiguracji sprzętowej sieci oraz udostępnianie czytelnych informacji o tej konfiguracji. Pierwsza z nich realizowana jest całkowicie automatycznie, przez program Inwentor. Druga sterowana jest przez użytkownika, który wskazuje, jakiego rodzaju informacje pragnie uzyskać.
• Informacje o konfiguracji sprzętowej
 		 Funkcja automatycznej inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania prezentuje informacje o konfiguracji sprzętowej w postaci czytelnego zestawienia tabelarycznego. Określony kolor wiersza tabeli informuje o tym, czy dany komputer był już składnikiem sieci, czy też jest to nowy składnik sieci a także czy konfiguracja danego komputera zmieniła się.
• Informacje o oprogramowaniu i licencjach
 		 Informacje o oprogramowaniu prezentowane są w postaci drzewiastej struktury, uwzględniającej podział na oprogramowanie zarejestrowane i nie. Możliwe jest analizowanie na jakich stanowiskach znajdują się poszczególne licencje programów oraz kontrola ilości wykorzystania licencji.
• Raporty
 		 Funkcja automatycznej inwentaryzacji komputerów umożliwia tworzenie wielu typów raportów, np. zestawienie komputerów, konfiguracja wybranych komputerów, zestawienie oprogramowania, dziennik zmian sprzętowych i programowych.
Zalety
  		Duża szybkość działania oraz zdolność do dostarczania aktualnych, bieżących informacji o konfiguracji tej sieci.
• Szybkość działania
 		 Dzięki temu, że automatyczna inwentaryzacja składników sieci komputerowej realizowana jest przez program, proces ten przebiega wyjątkowo szybko, bez zakłócania pracy użytkownikom komputerów.
• Bieżąca informacja
 		 Ponieważ dane o konfiguracji komputera zbierane są przy każdorazowym jego włączaniu się do sieci, są one aktualne i informują o faktycznej konfiguracji komputera.
Korzyści
 
  • Kontrola sprzętu sieci komputerowej.
  • Kontrola wykorzystania posiadanych licencji na oprogramowanie.
  • Kontrola instalacji nielegalnego oprogramowania na firmowych komputerach.
 

Płace i kadry

 
Charakterystyka ogólna
  		Moduł Kadry i Płace jest zintegrowanym systemem kadrowo-płacowym przeznaczonym dla jednostek organizacyjnych o dowolnym profilu działalności, wspomagającym pracę działów: kadrowego i rachuby płac w przedsiębiorstwach i instytucjach o dowolnym profilu działalności i dowolnej wielkości, niezależnie od wynikającej z wewnętrznych przepisów specyfiki wynagradzania czy rozliczania czasu pracy. Program ułatwia prowadzenie ewidencji kadrowej, naliczanie wynagrodzeń i zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz prowadzenie związanych z zatrudnieniem pracowników rozliczeń z Urzędami Skarbowymi i ZUS.
Funkcjonalność
  		Moduł zawiera funkcje gromadzenia i przeglądania danych kadrowych pracowników z uwzględnieniem danych potrzebnych do sporządzania list płac. Zawiera również możliwość generowania przelewów płacowych, dokumentów ZUS, PIT oraz raportów.
Kadry
  		Moduł przetwarzania informacji o pracownikach dostarcza funkcji przeznaczonych do gromadzenia danych personalnych i zarządzania bazą danych personalnych. Dane zgromadzone w bazie mogą być następnie używane przez inne funkcje systemu.


• Funkcjonalność
 		 Moduł przetwarzania informacji personalnych dostarcza zestawu funkcji gwarantujących pełną obsługę informacji o pracownikach. Funkcje te pozwalają na rejestrowanie, modyfikację, usuwanie oraz udostępnianie danych.
• Wygodna obsługa
 		 Praca z modułem przetwarzania informacji personalnych opiera się na systemie okienek. Osoba korzystająca z modułu wprowadza i otrzymuje informacje za pośrednictwem odpowiednio zaprojektowanych formularzy pojawiających się w okienkach.
Płace
  		Moduł obsługi listy płac przeznaczony jest do tworzenia listy płac oraz przechowywania i udostępniania informacji o utworzonych wcześniej listach.

W tym celu dostarcza zestawu funkcji ułatwiających tworzenie i zarządzanie listami płac. Integruje w sobie również funkcje przygotowywania przelewów, dekretowania listy płac dla potrzeb księgowości, przygotowywania dokumentów ZUS i PIT.
• Elementy płacowe
 		 Elementy płacowe tworzone są w celu dokonania obliczeń pozwalających na utworzenie listy płac.

Każdy element płacowy może posiadać różne atrybuty definiujące jego przeznaczenie oraz przyjmowane lub wyliczane wartości. Element w szczególności może mieć zdefiniowaną tzw. Formułę, czyli matematyczny zapis postępowania w celu dokonania odpowiednich wyliczeń (np. SUMA - obliczenie sumy wskazanych elementów płacowych).

Element płacowy zawiera również definicje mówiące o tym w jaki sposób jest on używany na liście płac.


• Wzorce płacowe
 		 Zdefiniowane elementy płacowe można grupować w tzw. wzorce płacowe. Wzorzec płacowy składa się z elementów płacowych powiązanych ze sobą w szczególny sposób, np. wzorzec Chorobowe może zawierać elementy płacowe przypisywane pracownikom w przypadku, gdy pracownikowi trzeba zarejestrować zwolnienie lekarskie.

Użytkownik może tworzyć dowolną ilość wzorców płacowych. Tworzenie wzorców ma na celu ułatwienie pracy związanej z przeliczaniem list płac.
• Tworzenie nowych list płac
 		 Moduł Płace pozwala na zdefiniowanie dowolnie naliczanych list płac w otwartym okresie płacowym. System wyposażony jest w funkcję dodawania nowych składników do list płac oraz blokowania zweryfikowanych list płac.


Utworzenie nowej listy następuje w sposób automatyczny, na podstawie danych zgromadzonych w bazie danych ISOF. Następnie użytkownik może dokonać zmian za pomocą funkcji edycji, doprowadzając listę płac do postaci finalnej.

Możliwe jest przedstawienie listy płac w sposób ogólny lub szczegółowy. Aby zapoznać się ze szczegółami danej listy, wystarczy wskazać ją w zestawieniu a następnie kliknąć przycisk powodujący wyświetlenie jej zawartości.


• Generowanie przelewów
 		 Moduł obsługi listy płac może automatycznie wygenerować przelewy bankowe na konta pracowników z użyciem HOME BANKINGU w module "Kasa - Bank".
• Dekretowanie listy płac
 		 Wbudowana funkcja dekretacji umożliwia szybkie i bezbłędne przygotowanie dekretów dla systemu FK zgodnie ze schematami dekretacji zdefiniowanymi w Module Dekretacji.
• Dokumenty ZUS
 		 Funkcja przygotowania danych dla ZUS pozwala wygenerować plik w formacie zrozumiałym przez program Płatnik, z którego następnie można wysłać dane do ZUS.
• Raporty
 		 Moduł Kadry i Płace umożliwia przygotowanie raportów dotyczących list płac, danych kadrowych, PIT, ZUS, zestawienia dla kadry kierowniczej. Raporty mogą być samodzielnie definiowane przez użytkownika, co pozwala na dostosowanie ich do specyfiki i potrzeb firmy. Gotowe listy płac tworzą zestawienie wyświetlane w tabeli list płac. Właściwą listę można łatwo zidentyfikować na podstawie miesiąca i roku.
Zarządzanie czasem pracy
  		System ISOF wyposażony jest w funkcje umożliwiające sprawowanie skutecznej kontroli nad sposobem wykorzystywania czasu przez pracowników. Realizację tego zadania umożliwia grupa funkcji przeznaczonych do rejestrowania czasu pracy oraz funkcje związane z rejestracją delegacji.
• Rejestrowanie czasu pracy
 		 Do funkcji rejestrowania czasu pracy należy funkcja pomiaru czasu spędzonego w pracy, funkcja informowania o statusie użytkowników (obecny, nieobecny, w delegacji) oraz funkcja tworzenia raportów podsumowujących czas pracy i sposób jego wykorzystania.
• Log czasu
 		 Log czasu jest funkcją umożliwiającą użytkownikowi włączenie i wyłączenie mierzenia czasu spędzonego w pracy oraz wskazywanie sposobu wykorzystania czasu pracy. Log czasu widoczny jest na ekranie komputera w postaci niewielkiego okna, przedstawionego na poniższym rysunku.


Za pomocą widocznych przycisków pracownik włącza liczenie czasu pracy, wskazuje kiedy rozpoczyna i kończy przerwę lub wyjście służbowe a na koniec dnia wyłącza liczenie.
• Status użytkowników
 		 Użytkownik pracujący w centrali oraz użytkownik mobilny informowany jest przez log czasu o czasie rozpoczęcia pracy, całkowitym czasie pracy, czasie bez przerw, czasie spędzonym na wyjściach służbowych i przerwach oraz pozostałym czasie przerwy.


Funkcja informowania o statusie użytkowników przedstawia raport dotyczący frekwencji pracowników. Informacje przedstawione są w powyższym okienku.

Dzięki temu, bez odchodzenia od stanowiska pracy, zarówno szef jak i pozostali pracownicy mogą łatwo sprawdzić, czy ktoś jest obecny na swoim stanowisku.
• Raporty
 		 Funkcja tworzenia raportów umożliwia przygotowywanie zestawień podsumowujących czas pracy pracowników. Użytkownik może określić okres czasu, którego raport ma dotyczyć a także wybrać rodzaj raportu, jaki chce uzyskać (pełny, skrócony, lista obecności).


• Integracja z CRM
 		 Rejestracja czasu pracy powiązana jest z systemem zarządzania aktywnościami w module CRM. Wykonując określoną aktywność, pracownik może zarejestrować czas poświęcony na jej realizację. Czas ten jest następnie uwzględniany w module rejestracji czasu pracy.
• Listy obecności, planowanie urlopów, rejestr typów nieobecności
 		 Moduł pozwala na sporządzenie i wydrukowanie list obecności pracowników. Możliwe jest również zarejestrowanie informacji o zwolnieniu lekarskim, planowanym urlopie, czy innego rodzaju nieobecności pracownika. Wszystkie te informacje pokazane zostaną na liście obecności sporządzanej na dany miesiąc dla wszystkich pracowników.


• Zalety
 		 Mechanizm zarządzania czasem pracy w ISOF posiada wiele zalet, wśród których najważniejszymi wydają się być łatwość obsługi funkcji oraz automatyczne rejestrowanie i raportowanie informacji, które w firmach sporządzane są najczęściej ręcznie, w postaci papierowych dokumentów. Moduł nie tylko umożliwia zapis operacji związanych z rejestracją czasu pracy pracowników ale dostarcza wszystkie podstawowe zestawienia, których wykonywanie jest konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy.
• Korzyści
 
  • Łatwa i dostępna w każdej chwili kontrola czasu pracy pracowników, w tym pracowników mobilnych,
  • Raportowanie ilości godzin pracy i nieobecności pracowników,
  • Podstawowe raporty w tym sporządzanie list obecności, planowanie urlopów, rejestr zwolnień lekarskich.
Zalety
  		Moduł Kadry i Płace to rozbudowane możliwości naliczania wynagrodzeń, rozbudowana kartoteka pracownicza, definiowane przez użytkownika zestawienia oraz możliwość wyeksportowania wybranych elementów kartoteki pracowników i przygotowania różnych raportów. Program drukuje dokumenty PIT (4, 11), przelewy bankowe, kartoteki płacowe, listy płac.
Korzyści
 
  • Nowoczesny, definiowany przez użytkownika system naliczania płac.
  • Możliwość przygotowania wszystkich wymaganych dokumentów płacowych w tym ZUS i PIT.
  • Wysoka ergonomia pracy poprzez możliwość samodzielnego definiowania elementów i wzorców płacowych wykorzystywanych wielokrotnie.
  • Możliwość samodzielnego wprowadzania zmian wynikających z nowych przepisów.


Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›