DMS

W ISOF zarządzanie dokumentami realizowane jest w module DMS (ang. Document Management System). Moduł ten przeznaczony jest do gromadzenia, indeksowania, udostępniania i wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących do niej z zewnątrz.

Zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów wg różnych kryteriów. Dokumenty mogą być zapisywane w DMS z dysku, bezpośrednio skanowane, pojawiać się w systemie poprzez pocztę elektroniczną.

Ponadto umożliwia zdefiniowanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie (ang. workflow).

Dzięki odpowiedniej organizacji gromadzonych dokumentów, dostępnym funkcjom oraz przejrzystemu interfejsowi użytkownika moduł ten jest łatwy w obsłudze.

Funkcjonalność

Moduł DMS dostarcza funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, wersjonowanie, udostępnianie, archiwizację aż do zarządzania ich obiegami.

Gromadzenie i porządkowanie dokumentów

Dokumenty przechowywane w module DMS organizowane są w strukturę drzewiastą i przedstawiane w postaci drzewa widocznego z lewej strony okna modułu. Funkcje uporządkowane są w klasycznym, rozwijanym menu. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu firmy. Zawartość dokumentów może być wyświetlana bezpośrednio w oknie modułu.

Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być rozszerzone o nowe pozycje przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.

Aby uniknąć duplikacji danych istnieje mechanizm odnośników do dokumentów.

Wyszukiwanie

Najprostszą metodą wyszukiwania jest wpisanie nazwy dokumentu oraz przybliżonego miejsca w którym dokument ma być poszukiwany. Po odnalezieniu dokumentu można użyć funkcji lokalizuj, która odszuka dokument i określi jego miejsce w drzewie dokumentów.

Ponadto w oknie głównym wyświetlane są szczegółowe informacje o wybranym dokumencie: jego unikalny numer, informacja u kogo znajduje się w obiegu, wersja dokumentu, format, rozmiar oraz data i godzina utworzenia dokumentu.

Aby uszczegółowić wyszukiwanie należy wybrać cechę według której będzie szukany dokument. Można również wybrać szukanie wewnątrz foldera oraz określić w jakim przedziale czasowym ma być szukany dokument. Funkcja Format pozwala na wybranie rozszerzenia wyszukiwanego dokument. Funkcja Typ pozwala na określenie jakiego typu ma być szukany dokument.

Wybranie funkcji Autor pozwala na wyszukanie dokumentu według osoby, która utworzyła dany dokument. Funkcja Klient rozwija listę klientów, według której można odszukać dokument. Wybranie opcji Rozmiar plików pozwala na wyszukanie dokumentów według założonego rozmiaru pliku. Podobnie można wyszukać dokumenty określając ilość wersji.

Indeksowanie całotekstowe

W wersji zaawansowanej systemu zawarty jest mechanizm indeksowania treści dokumentów w wielu popularnych formatach takich jak TXT, Open Office, MS Office, PDF, XML i wielu innych. Wyszukiwać można podając słowo lub ciąg znaków występujący w poszukiwanym dokumencie. Szukać też można we wszystkich dostępnych wersjach dokumentów.

Subskrypcje

Dokumenty mogą być subskrybowane, a informacje o jakichkolwiek zmianach w dokumencie lub folderze będą przekazywane do wskazanych użytkowników w formie powiadomień lub poczty elektronicznej.

Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów, cykl życia dokumentu

Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji. Każda kategoria może być przypisana do obiegu. Dokument po nadaniu numeru klasyfikacyjnego automatycznie wchodzi w cykl pracy zadanego obiegu.

Wprowadzanie, skanowanie

Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Dokument może się również pojawić w DMS poprzez specjalny adres poczty elektronicznej. W DMS jest wbudowany prosty edytor TXT i HTML. Pomocna jest też integracja z pakietami biurowymi np. OpenOffice.

Bezpieczne usuwanie dokumentów

Usuwanie dokumentu w module DMS odbywa się dwustopniowo. Pierwszym etapem jest wyrzucenie plików do „kosza”. Usuwany dokument nie może być w obiegu (nie dotyczy e-maili), nie może mieć przypisanej okazji, a także nie może mieć przypisanego numeru sprawy.

Administratorzy mający uprawnienia do panelu administratora mogą decydować o dokumencie w koszu. Mogą go ostatecznie usunąć lub przywrócić do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemowych istnieje możliwość zdefiniowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Po tym okresie dokument jest kasowany z bazy danych, przy czym jego historia zostaje pomimo tego zachowana, można też takie dokumenty wyszukiwać.

Integracja z innymi modułami

DMS jest zintegrowany z innymi modułami systemu ISOF. Pozwala to na zapis odnośników do takich dokumentów systemu jak faktury sprzedaży i zakupów (w tym zeskanowane oryginały dokumentów), zadania, kontrahenci, aktywności, oferty a także formularze zdefiniowane w CRM Marketingowym oraz ich obsługę zgodnie z możliwościami DMS.

Ponadto możliwe jest przechowywanie przykładowo zdjęć towarów magazynowych, instrukcji obsługi, umów z kontrahentami, które następnie są wykorzystywane w innych modułach. Także faktury elektroniczne z podpisem cyfrowym (zakupowe i sprzedażowe) mogą znaleźć się w archiwum dokumentów DMS.

Bezpieczeństwo dokumentów

W celu uzyskania pełnej kontroli nad korzystaniem z DMS możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokument można udostępnić tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub też zabronić dostępu zupełnie.

Wybranym użytkownikom można nadać uprawnienia „administratorów lokalnych” określonych folderów lub dokumentów dzięki czemu mogą oni decydować o uprawnieniach innych użytkowników, np. w określonym dziale firmy. Możliwe jest również nadanie tzw. czasowego uprawnienia do dokumentu. Po upływie wymaganego czasu dokument przestaje być dostępny.

Zarządzanie wersjami dokumentu

Dokumentom nadawane są wersje, a każda modyfikacja rejestrowana jest poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej jak również poprzez możliwość krótkiego opisu modyfikacji. Jednocześnie system zachowuje wszystkie poprzednio zarejestrowane wersje dokumentu lub zdefiniowaną indywidualnie ich ilość.

Historia pracy z dokumentami

Każdy dokument posiada zapis wszystkich wykonywanych na nim operacji. Dlatego też wiadomo kiedy i przez kogo dokument został utworzony, przez kogo był czytany lub modyfikowany, jak zmieniały się jego uprawnienia oraz w jakich procesach uczestniczył i jaki był przebieg tych procesów. Historia obiegu dokumentu ponadto może być przedstawiona w postaci graficznej z wykorzystaniem diagramu stanów UML.

Zintegrowana skrzynka wiadomości

Wszystkie dokumenty zarówno tradycyjne jak i poczta elektroniczna, faksy, a nawet poczta głosowa mogą być zarejestrowane i obsługiwane tak jak inne dokumenty w jednym obiegu DMS, a więc podlegają jednakowym standardom opisanym ściśle w definicji.

W module DMS możliwa jest również obsługa poczty elektronicznej. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące z firmy, zarówno z ogólnych jak i indywidualnych kont pocztowych są zgromadzone w jednym systemie i mogą być dostępne innym osobom z zachowaniem odpowiednich uprawnień. Możliwe jest ich przeszukiwanie całotekstowe według frazy zawartej wewnątrz dokumentu.

ISO 9000

DMS umożliwia również wspieranie firm w czasie wdrożenia oraz stosowania w firmie norm ISO 9000. Przechowuje, porządkuje oraz udostępnia oraz dokumentację związaną z ISO 9000. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdrożenie w firmie procedur (obiegów), a następnie ułatwia nadzór nad ich stosowaniem w praktyce.

Archiwizacja

Na życzenie klientów kopie bezpieczeństwa są dystrybuowane na nośniku trwałym DVD-R/BR wraz z systemem ISOF „tylko do odczytu”. Pozwala to w każdej chwili stworzyć archiwum elektroniczne dokumentów firmy dostępne w jej siedzibie.

Możliwości zaawansowane

• Zarządzanie obiegami dokumentów i pracy.
• Współpraca z CRM.
• Wyszukiwanie całotekstowe.
• Obsługa formularzy.
• Edycja w miejscu (w licencji).

Korzyści

• Ułatwia gromadzenie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów przyspieszając pracę.
• Zapewnia obsługę przepływu dokumentów pomiędzy różnymi działami i pracownikami.
• Porządkuje i usprawnia pracę w ramach zdefiniowanych obiegów (ang. workflow).
• Zapewnia obsługę faktur elektronicznych lub skanowanych.
• Zapewnia jednolitą obsługę zarówno poczty elektronicznej, faksów według zdefiniowanych wcześniej procedur.
• Zmniejsza duplikację danych przez zapisywanie pliku udostępnionego w wielu obszarach roboczych tylko w jednej lokalizacji.
• Wspomaga i organizuje pracę w ramach rodziny norm ISO 9000 zarówno w zakresie przechowywania i obsługi dokumentacji, jak i w zakresie wykonania i nadzoru zdefiniowanych procedur.